Case: como aplicamos o Scrum em micro e pequenas empresas
Atualizado: 25 de set. de 2022
Muito se fala sobre a implantação de metodologias ágeis dentro de empresas de grande ou médio porte, já que essas empresas, pelo seu tamanho, acabam perdendo velocidade naturalmente e o Scrum pode ajudar a trazer novo ritmo às entregas das equipes.
No entanto, a Kharcarad percebeu a possibilidade de adaptação do Scrum também para as Micro e Pequenas Empresas e queremos contar como foi esse processo.
Neste artigo, falaremos sobre:
Boa leitura!
Como surgiu a ideia
O insight veio da percepção de que uma MPE (Micro e Pequena Empresa) tem um time de configuração semelhante a um Scrum Team ou a uma Squad. Isto é: multifuncional, formado por pessoas de especialidades diferentes, necessárias e complementares para agregar valor às entregas da solução, serviço ou produto da empresa.
Para testarmos o funcionamento, precisávamos de uma empresa com essa característica de time reduzido. Surgiu, então, a oportunidade para aplicação em uma empresa de distribuição de alimentos com cinco colaboradores de funções distintas, onde também aplicamos nosso Planejamento Estratégico Ágil.
Passo a passo da aplicação
O ponto de partida foi a realização de um treinamento presencial sobre o Scrum, explicando os papéis, cerimônias, valores e princípios do mindset ágil, assim como os OKRs.
Após deixarmos todos alinhados em relação ao método, distribuímos post-its, papéis e canetas.
Pedimos que cada um levantasse um OKR e 3 Key Results com métricas que apoiassem o alcance do Objetivo. Falamos neste outro artigo sobre como definir os OKRS.
Cada participante deveria apresentar sua proposta. Registramos tudo em uma planilha previamente padronizada com as ferramentas que utilizaríamos para aplicação das cerimônias do Scrum.
Solicitamos que eles discutissem e chegassem a um consenso, escolhendo 3 OKRs, cada um com 3 KRs, totalizando 9 Key Results a serem trabalhados ao longo do próximo trimestre.
Em seguida levantamos o histórico de resultados de cada KR, avaliamos sua média histórica (o benchmark), calculamos a diferença e definimos a meta: somamos 50% dessa diferença à média histórica, caso o KR fosse melhor para cima, ou subtraímos, caso fosse melhor para baixo.
Definidas as métricas de atingimento de cada KR, realizamos uma Inception para cada Resultado Chave (KR). Cada KR possuía um conjunto de iniciativas a serem realizadas para seu atingimento dentro de um trimestre.
O próximo passo foi a realização do Refining, que é a descrição das iniciativas na visão da necessidade do cliente/empresa, também chamado de histórias de usuário. Cada história pode ser quebrada em diversas tarefas. Nesse momento, também definimos uma pontuação por tarefa, o que em nossa experiência percebemos como mais efetivo do que pontuar a complexidade apenas da história.
Utilizando a escala Fibonacci, para avaliar cada tarefa de acordo com o esforço necessário para entrega, realizamos aqui a dinâmica do planning poker. Aqui também definimos os responsáveis por cada tarefa.
Com cada iniciativa clara para todo o time e com seu nível de complexidade definido, seguimos para o Planning. Em nosso piloto consideramos uma Sprint com duas semanas. Também podem ser utilizados alguns métodos, como GUT, Matriz de Esforço vs. Impacto, Moscow ou Buy a Feature.
Os resultados de nossa experiência
Um ponto importante que permitiu a adaptação a qualquer segmento foi o uso da Inception não limitada às entregas de projetos ou features, mas sim em formato de brainstorming, com levantamento de iniciativas que apoiem o atingimento dos KRs – Key Results.
A cada Daily Scrum verificamos as iniciativas que planejamos para serem executadas na Sprint, quais estão em andamento, as concluídas e as que apresentavam algum obstáculo que impedisse sua execução.
No final da segunda semana, fizemos a Review, momento em que verificamos tudo que foi concluído e a pontuação total entregue em comparação com a pontuação planejada. Também apresentamos os gráficos burndown, velocity e os resultados parciais dos KRs.
Em nosso piloto, observamos um ganho significativo na produtividade da Micro empresa, evidenciado na tabela acima, além da própria superação de resultados benchmarks nos KRs.
Todo o time passou a ter um sentimento de dono, promovendo, assim, uma nova cultura baseada no trabalho em equipe e com foco na otimização dos Resultados.
